Política de privacidad y confidencialidad de la información y datos personales sitio web p4s.co

 A través de nuestro sitio Web, Redes Sociales, Motores de Búsqueda, y demás espacios, se puede recoger nombre, email, números telefónicos, entre otros datos de los visitantes que deseen entrar en contacto con nuestra empresa. Por esta razón y para proteger los datos personales de nuestros clientes y visitantes en consonancia con legislación nacional e internacional que rige la materia, a continuación nos permitimos señalar a través de la siguiente POLÍTICA DE PRIVACIDAD las directrices que se tendrán en cuenta al momento de ingreso, uso y permanencia en el sitio.

OBJETO

Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales por parte de P4S según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones nacionales e internacionales que rigen la materia.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Usted podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus Datos Personales, hacer consultas y reclamos, y demás derechos indicados en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo complementen o sustituyan.

ALCANCE

El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios, los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de P4S. Si a futuro, otras personas naturales y jurídicas entran a formar parte de P4S, el manual aplicará a aquellas.

DEFINICIONES

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
  5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en su calidad de Responsable y Encargado del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a P4S.
  • Ser informado por P4S respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de P4S con relación al tratamiento de datos personales en su calidad de Responsables y Encargado del Tratamiento.

Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

TRATAMIENTOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN

Esta información no será compartida, divulgada ni vendida a terceros, ni usada para SPAM y los lectores podrán retirarse de nuestra lista en el momento que así lo deseen a través de nuestros múltiples canales, lo cual eliminará cualquier comunicación por medio electrónico hacia dicha persona. P4S hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de su información. Puede suceder que en virtud de órdenes judiciales o de regulaciones legales, P4S se vea obligada a revelar información a las autoridades o terceras partes bajo ciertas circunstancias, o bien en casos de interceptación de terceros que terceras partes puedan interceptar que accedan a cierta información o transmisiones de datos en cuyo caso no responderemos por la información que sea revelada.

USO Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Conforme ley 1581 de 2012) P4S puede recoger información para sus bases de datos a través de nuestra Página Web, Redes Sociales, Boletines, Posicionamiento SEO, Motores de Búsqueda, aperturas de nuestras campañas de email marketing, formularios de contacto, eventos realizados entre otras, si el visitante no hace uso del botón de suscripción y/o al diligenciar el formulario de contacto correspondiente, caso en el cual el lector acepta los Términos y Condiciones Generales y las políticas aquí descritas. La información puede ser consultada por las directivas de P4S, siendo exclusivamente responsabilidad de estos, el uso de esta información Nos acogemos a la ley 1581 de 2012 Artículo 5°.de datos sensibles. “Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En relación con datos considerados como Sensibles, en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Titular no está obligado a autorizar su Tratamiento. Respecto de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando se recolecten, se tratarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, y según las finalidades establecidas en este Aviso de Privacidad en lo que puedan ser aplicables

CAPTURA DE DATOS

El visitante al inscribirse en alguno de los formularios de nuestros boletines, presencia en Web, motores de búsqueda, banners, redes sociales, blogs y todo tipo de presencia de nuestras comunicaciones, acepta la recepción e inscripción y nos autoriza el envío de campañas institucionales y/o de nuestros servicios.

El lector tiene la posibilidad de solicitar vía correo electrónico o medio digital mediante el botón de suscripción, la baja de sus datos de nuestra base de datos. Si el lector no recuerda o cree no haberse inscrito en nuestra base de datos pero recibe nuestra información, puede ser por las siguientes razones: 1) El lector hace parte de las listas de contacto de correo electrónico de alguno de nuestros asociados el cual le ha reenviado o compartido esta información a través del mismo medio o redes sociales y/o enlaces. 2) Por nuestra labor en presencia de eventos, centros educativos, programas educativos, convenios de cooperación, bases de datos de tradición, en la web a través de motores de búsqueda (Yahoo! Search, Google, Bing, Opera, entre otros). Política de buen uso del correo electrónico Los mensajes de correo electrónico al ser enviados por su sistema de envíos masivos y bajo la opción de suscripción de nuestros lectores, deberán contener en todos los casos un remitente auténtico en este caso de quien proceda la información. El destinatario de un correo electrónico debe haber aceptado o solicitado previamente la recepción del mismo o, en su defecto, el emisor deberá poder acreditar la existencia de un vínculo con el receptor de ese mensaje. Será obligación esencial a cargo del emisor que el destinatario pueda en cualquier momento, revocar el consentimiento prestado para la recepción de dicha comunicación vía correo electrónico y para ello, el beneficiado deberá habilitar procedimientos sencillos, claros, eficaces y gratuitos para tal fin, así como, informar de tales procedimientos. Los mensajes contenidos en los correos electrónicos no pueden ser contrarios a las disposiciones del Orden Público, la moral, las buenas costumbres nacionales e internacionales y los usos y costumbres aplicables en Internet, y el respeto de los derechos personalísimos de terceras personas.

AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

Conocidos mis derechos, en mi calidad de lector y/o visitante de portales y actuando en nombre propio, en aplicación de las normas que regulen lo relacionado con Habeas Data, autorizo de manera expresa, suficiente, voluntaria e informada a P4S para que reciban, administren, accedan, conserven, almacenen, archiven, analicen, copien, procesen, utilicen y consulten, toda la información personal y comercial, actual, pasada y futura de la cual soy titular y que se encuentra consignada en sus bases de datos o que entregue al diligenciar cualquier formulario ubicado bajo su página o cualquier otra página para que efectúen actividades tales como (aunque no limitadas a las mismas): 1. Traslado, transmisión o entrega de información o documentación a sus áreas de trabajo. 2. Creación y registro como cliente o como proveedor. 3. Archivo de información y documentación. 4. Análisis de mercado y del consumidor, para lo cual podrá entregar los datos a sus consultores o terceros con quienes haya contratado dicho estudio o consultoría y a quienes se extenderá la política de privacidad de la información. 5. Uso para actividades promocionales y de investigación y creación de nuevos productos para lo cual podrá entregar los datos a sus consultores o terceros con quienes haya contratado dicho estudio o consultoría. 6. Creación de comunidades de clientes o personas con fines comerciales o de mercadeo. Para este efecto, podrá entregar, compartir o enviar los datos personales del Lector a terceros con quienes realice alianzas, convenios o contratos. 7. Lanzamientos de Campañas publicitarias de Correo Electrónico, Marketing Digital, Redes Sociales, Correo Directo propias de la empresa. 8. Para que transfiera los datos a otros servidores ya sea que se encuentren ubicados dentro o fuera de Colombia. De igual forma, mediante la aceptación del presente texto, certifico que la información antes descrita es veraz, completa, exacta, actualizada y legalmente obtenida. Por lo anterior, cualquier error en la información suministrada será de mi única y exclusiva responsabilidad, lo que exonera a P4S.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS

De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a P4S responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2010. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso si la comunicación es dirigida a P4S y no tiene la calidad para responder la comunicación, P4S sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará conocimiento de la misma a la sociedad que deba dar respuesta.
  2. En caso de que P4S reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través por e-mail a la dirección info@p4s.co y deberá contener como mínimo la siguiente información:

  1. El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.
  4. Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archives y bases de datos o tratamientos realizados por P4S

Nota aclaratoria para Facebook, META y demás servicios relacionados:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales se debe hacer por e-mail a la dirección info@p4s.co , dejando claro en el asunto (subject) el trámite que se desea, por ejemplo: actualización, integración o eliminación de datos.

Respecto a qué datos estamos procesando: Obtenemos de Facebook el nombre del usuario,su e-mail y el id_Facebook, esto con el objetivo de poder hacer Login with Facebook.

Si el usuario de nuestro servicio p4s decide pausar o eliminar su perfil, nosotros borramos esos tres datos de nuestra base de datos.

Cada usuario de nuestra plataforma tiene acceso a editar y modificar su perfil a voluntad propia, puede cambiar su nombre, avatar, e-mail, incluso puede desvincular su perfil de p4s del perfil de Facebook. Por último, hemos mejorado los servicios de atención al usuario para gestionar su eliminación por completo de nuestra plataforma p4s, al igual que sus datos de perfil como proyectos y su participación en nuestros eventos, hackthons y ruedas de negocios organizadas por nuestro personal.

Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de P4S

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante P4S

REVOCATORIA DE ACTUALIZACIÓN

De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los mencionados alcances.

REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS

P4S en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.

ACEPTACIÓN

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Manual, al momento de proporcionar sus datos.

VIGENCIA

Esta Política General de Privacidad tiene una vigencia de carácter indefinido, es efectiva desde la fecha de su publicación. Este documento perderá tal vigencia en el evento que una o varias de las disposiciones aquí señaladas sean objeto de actualización.